Kontorsstädning — guide till frekvens, omfattning och upphandling

Ett kontorsstädavtal utan städbeskrivning är omöjligt att utvärdera. Städbeskrivningen listar varje moment, i vilket utrymme det utförs och hur ofta.

Utan frekvens per moment jämför du äpplen och päron. En offert på 4 500 kronor i månaden kan innehålla tre besök i veckan medan en på 5 200 innehåller fem — den dyrare kan vara billigare per tillfälle.

Beskriv också vad som inte ingår: diskning av personalens koppar, städning av skrivbord med papper på, växtskötsel och sopsortering av verksamhetsavfall.

Sätt en tydlig kontaktväg för avvikelser och en rutin för hur brister rättas. Det är den vanligaste orsaken till att avtal sägs upp.

Toaletter: dagligen på kontor med fler än cirka 15 personer, annars minst tre gånger i veckan. Påfyllning av förbrukningsmaterial ingår normalt.

Pentry och lunchrum: dagligen. Här uppstår klagomål snabbast och hygienrisken är störst.

Kontaktytor — dörrhandtag, ledstänger, hissknappar, ljusknappar: minst lika ofta som toaletterna.

Golv i entré och korridorer: dagligen till tre gånger i veckan beroende på trafik och årstid. Vinterhalvåret kräver mer.

Kontorsrum och mötesrum: två till tre gånger i veckan för papperskorgar och fria ytor, dammsugning en till två gånger i veckan.

Fönster invändigt: två gånger per år. Utvändigt en till två gånger per år beroende på läge.

Djuprengöring av mattor, stolar och golvvård: en till två gånger per år.

Skicka samma underlag till alla: kvadratmeter, antal arbetsplatser, antal toaletter, antal våningsplan, golvtyper och önskad frekvens.

Be om pris per månad OCH pris per städtillfälle. Då ser du direkt om frekvensen skiljer sig.

Be om timpris för tilläggsarbete separat, till exempel byggstäd efter ombyggnad eller extra insats efter en firmafest.

Fråga om städningen utförs av egen personal eller underleverantör, och om samma personer återkommer. Kontinuitet påverkar kvaliteten mer än något annat enskilt.

Kontrollera F-skatt, ansvarsförsäkring och kollektivavtal. Städbranschen har kollektivavtal via Almega och Fastighetsanställdas förbund.

Företag får inte rutavdrag — rutavdraget gäller endast privatpersoner enligt Skatteverket. Kontorsstädning faktureras med moms, och momsen är normalt avdragsgill för momsregistrerad verksamhet.

Kostnaden är i regel en avdragsgill driftskostnad i rörelsen. Stäm av med din redovisningskonsult för din specifika situation.

Vanliga avtalstider är 12 månader med tre månaders uppsägning. Begär en inledande utvärderingsperiod på en till tre månader med kortare uppsägning.

Reglera prisjustering i avtalet, till exempel årlig indexuppräkning kopplad till avtalade lönehöjningar, så slipper ni förhandla om det löpande.

Kvällsstädning är standard och stör inte verksamheten, men gör det svårare att fånga upp avvikelser och kräver larm- och nyckelhantering.

Dagstädning har blivit vanligare eftersom det ger direktkontakt med städaren, bättre arbetsmiljö för städpersonalen och lägre energikostnad för fastigheten.

En vanlig kompromiss: dagligt underhåll av pentry, toaletter och kontaktytor på dagtid, och golv- och djupstädning på kvällar.

Reglera nyckel-, tagg- och larmhantering skriftligt oavsett vilket alternativ ni väljer.

Vi städar kontor, butiker och gemensamma utrymmen i Stockholmsområdet, med samma personal så långt det är möjligt.

Ni får en skriftlig städbeskrivning med frekvens per moment och ett fast månadspris innan avtalet börjar gälla — kostnadsfritt och utan bindning i offertskedet.

Material och förbrukningsartiklar kan ingå eller faktureras separat, beroende på vad ni föredrar.

Kontakta oss med kvadratmeter, antal arbetsplatser och önskad frekvens så återkommer vi med förslag på upplägg.